Verwaltungs- und Haushaltsverbund (HVH)

Unser Pfarrverband besteht aus mehreren Pfarreien, die von einem Pfarrer oder einem/einer Pfarrbeauftragten geleitet wird. Um die Bewältigung ähnlicher Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, haben die Kirchenstiftungen des PV PACEM einen Verwaltungs- und Haushaltsverbund (VHV) gegründet.

Dieser hilft dabei, einen Teil der anfallenden Aufgaben, Aktionen und Veranstaltungen gemeinsam zu organisieren. Darüber hinaus dient der VHV der Verwaltung des gemeinsamen Haushalts der einzelnen Kirchenstiftungen und ist gemeinsamer Anstellungsträger für deren Personal. Zur Steuerung des Verbundes wird als zusätzliches Gremium der Haushalts- und Personalausschuss (HuP) gebildet. Dieser konzentriert sich auf Haushalts- und Personalangelegenheiten und setzt sich aus Mitgliedern der beteiligten Kirchenverwaltungen zusammen.

Die einzelnen Kirchenverwaltungen bestehen weiter. Sie sind zum Beispiel nach wie vor für alle Gebäude der einzelnen Kirchenstiftung und deren notwendigen Haushalt zuständig. Auf alle weiteren Aspekte haben Sie über den Haushalts- und Personalausschuss auch weiterhin Einfluss.

Haushalts- und Personalausschuss (HuP)

Der Haushalts- und Personalausschuss ist das neu zu bildende Aufsichts- und Kontrollgremium für den Verwaltungs- und Haushaltsverbund. Der HuP besteht aus festgelegten Mitgliedern, die von den einzelnen Kirchenverwaltungen der zusammenarbeitenden Kirchenstiftungen und der Träger-Kirchenstiftung gemäß Kooperationsvertrag entsandt werden. In der konstituierenden Sitzung des HuP wird der Verbundspfleger, das Pendant zum Kirchenpfleger, gewählt. Vorstand des Gremiums HuP ist der Kirchenverwaltungsvorstand der Trägerkirchenstiftung bzw. der stv. Kirchenverwaltungsvorstand in Persona der Verwaltungsleitung.

Im HuP arbeiten die in der Kooperationsvereinbarung festgelegten Mitglieder sowie der Vorstand als beschließendes Gremium zusammen. Der HuP ist für die durch die Kooperationsvereinbarung übertragenen Aufgaben zuständig, insbesondere für die Erstellung und Bewirtschaftung des gemeinsamen Haushalts oder Genehmigung von Personaleinstellungen. Es gelten Art. 26 ff KiStiftO entsprechend.

Einige Kirchenstiftungen im Pfarrverband betreiben eine Kindertagesstätte (Kita), deren Verwaltung mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Um die Bewältigung ähnlicher Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, werden die Kitas im Rahmen eines Kita-Verbunds verwaltet.  Für uns regelt der Kita-Verbund München-Nord den gemeinsamen Betrieb der zugehörigen Kindertagesstätten. Zur Steuerung des Kita-Verbundes wird als zusätzliches Gremium der Kita-Ausschuss (KitaA) gebildet. Die einzelnen Kirchenverwaltungen bestehen weiterhin und entsenden jeweils Mitglieder in den Kita-Ausschuss. Sie sind auch weiterhin für die Gebäude der Kindertagesstätte und deren notwendigen Haushalt zuständig. Auf alle weiteren Aspekte haben Sie über den Kita-Ausschuss auch weiterhin Einfluss.

Ein Kita-Verbund besteht aus mindestens vier Einrichtungen und wird nach den Plan-Kita-Verbünden in den Ziellandkarten gegründet. Dadurch wird ein flächendeckender Lösungsansatz sichergestellt und keine Kirchenstiftungs-Kita bleibt auf der Strecke. Die beteiligten Kirchenstiftungen entscheiden zusammen, welche Kirchenstiftung die Trägerschaft übernimmt und somit die Träger-Kirchenstiftung des Kita-Verbundes wird.

Zum Zweck der Zusammenarbeit treffen die Kirchenstiftungen eine Vereinbarung zur Übertragung von Aufgaben auf die Trägerin (v. a. Haushalt, Personal, Buchführung und Rechnungslegung) und zur Einräumung von Mitwirkungsrechten der beteiligten Stiftungen (Kita-Verbund) im Rahmen einer Zweckvereinbarung durch öffentlich-rechtlichen Vertrag gem. Art. 25 Abs. 1 i.V. m. Abs. 3 ff. Kirchenstiftungsordnung.

Die beteiligten Stiftungen übertragen die Betriebsträgerschaft ihrer Kindertageseinrichtungen auf die Trägerin. Diese übt mit Inkrafttreten der Kooperations-Vereinbarung alle bis dahin von den beteiligten Stiftungen wahrgenommenen Rechte und Pflichten aus. Insbesondere wird die Trägerin Anstellungsträgerin des Personals, erstellt und bewirtschaftet unter Mitwirkung der beteiligten Stiftungen den Haushalt für alle Kindertageseinrichtungen und erledigt die Buchführung und Rechnungslegung.

Im Zuge einer Kita-Verbundsgründung werden die administrativen und organisatorischen Aufgaben im Kita-Bereich auf eine hauptamtliche Struktur übertragen. Aufgaben wie Personal- und Finanzverwaltung, die vor der Verbundgründung in den einzelnen Pfarrbüros sowie von einem ehrenamtlichen Kita-Trägervertreter mit erledigt werden mussten, werden dann in einem zentralen Kita-Verbundsbüro gebündelt. Dieses sitzt für den Kita-Verbund München-Nord in der Pfarrei St. Johannes Evangelist und wird vom Verwaltungsleiter des Kita-Verbunds Michael Mayer geleitet.

Die hauptamtliche Verwaltungsstruktur entlastet die ehrenamtlichen Kirchenverwaltungen und auch die pastoralen Mitarbeitenden gleichermaßen. Alle Kitas im Verbund bleiben in ihrer pädagogischen Ausrichtung und in der inhaltlichen Konzeption eigenständig und können gleichzeitig Synergien in der Verwaltung gemeinsam nutzen. 
 

Der Kita-Ausschuss ist das neu zu bildende Aufsichts- und Kontrollgremium für den Kita-Verbund. Der Kita-Verbund besteht aus festgelegten Mitgliedern, die von den einzelnen Kirchenverwaltungen der zusammenarbeitenden Kirchenstiftungen und der Träger-Kirchenstiftung gemäß Kooperationsvereinbarung entsandt werden. In der konstituierenden Sitzung des Kita-Verbunds wird der Kita-Verbundspfleger, das Pendant zum Kirchenpfleger, gewählt. Vorstand des Gremiums Kita-Ausschuss ist der Kirchenverwaltungsvorstand der Trägerkirchenstiftung bzw. der stv. Kirchenverwaltungsvorstand in Persona der Kita-Verwaltungsleitung.

Im Kita-Ausschuss arbeiten die im Kooperationsvereinbarung festgelegten Mitglieder sowie der Vorstand als beschließendes Gremium zusammen. Der Kita-Ausschuss ist für die durch den im Kooperationsvertrag übertragenen Aufgaben zuständig, welche ausschließlich die Betriebsführung der Kitas betreffen. Hierzu gehören u. a.:

• Aufstellung und Beschluss Haushaltsplan
• Beschluss Jahresrechnung
• Genehmigung Personalanstellungen
• Einholung Betriebserlaubnis
• Freigabe pädagogisches Konzept
• Festlegung Anmeldeverfahren, Öffnungszeiten und Kita-Beiträge 

Die Rolle des Kita-Verbundspflegers 

Der Kita-Verbundspfleger ist der gewählte Vertreter des Aufsichts- und Kontrollgremiums Kita-Ausschuss, für welchen die Vorschriften analog zu Kirchenpflegern Art. 14 KiStifO gelten. Kita-Verbundspfleger kann der Kirchenpfleger der Trägerin sein, muss aber nicht. Grundsätzlich kann diese Aufgabe jedes in den Kita-Ausschuss entsandte Kirchenverwaltungs-Mitglied übernehmen.
 
Die Wahl des Kita-Verbundspflegers erfolgt in der konstituierenden Sitzung durch den Kita-Ausschuss. Dieser unterstützt durch seine Funktion die Kita-Verwaltungsleitung bei der Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben. Da nur die Betriebsträgerschaft, nicht dagegen die Kita-Gebäude übergehen, bestehen seine Aufgaben überwiegend im finanziellen Bereich des Kita-Verbundes:

• Vorbereitung zur Erstellung und Überwachung sowie Einhaltung genehmigter Haushaltspläne
• Kontrolle über die Einhaltung der Haushaltsrichtlinien
• Unterstützung bei Defizitvertragsverhandlungen mit der Kommune
• Rechnungsanweisungen (Zeichnungsbevollmächtigter für Bankkonten)

Im Bereich vom Gebäude und Ausstattung wirkt der Kita-Verbundspfleger nur bei der Durchführung der kleinen Baulast mit, wie beispielsweise bei der Angebotseinholung und der Sicherheitsprüfung der Spielgeräte.

Die Rolle der Kita-Verwaltungsleitung 

Die Kita-Verwaltungsleitung ist für die Leitung der Verwaltungsgeschäfte und die Erledigung der Trägeraufgaben der im Verbund zusammenarbeitenden Kirchenstiftungen verantwortlich und somit „Geschäftsführend“ für die Kita-Verwaltung tätig. Die Aufgabenschwerpunkte umfassen im Wesentlichen die Leitung der Bereiche Personal, Finanzen, Verwaltung und Organisation.
 
Zu den Aufgaben der Kita-Verwaltungsleitung gehören insbesondere:

• Als stv. KVV die Vorbereitung und Leitung der Kita-Ausschusssitzungen
• Vollzug der Kita-Ausschuss Beschlüsse
• Personalführung und Dienstvorgesetzter des Kita-Verwaltungs-, Kita-Hausmeister- und Kita-Reinigungspersonals sowie der Kita-Leitungen (auch mittelbarer Vorgesetzter des päd. Personals sowie evtl. hauswirtschaftlich Mitarbeitende)
• Zusammenarbeit mit dem Kita-Verbundspfleger bei der Planung und Bewirtschaftung der Haushalte und deren Überwachung (Soll/Ist-Vergleich)
• Miterstellung von Jahresrechnung und Haushaltsplanung
• Laufende Überwachung des Anstellungs- und Qualifikationsschlüssels
• Mitarbeit bei der Verwaltung der Kita-Gebäude im Kita-Verbund
• Beantragung und Abrechnung der Fördermittel
• Ansprechpartner/-in der Mitarbeitervertretung (MAV)
• Zusammenarbeit mit kirchlichen Gremien
• Öffentlichkeitsarbeit und Vernetzung